Správny formálny list od úvodu k záveru

Formálne anglické listy sú rýchlo nahradené e-mail. Formálnu štruktúru listov, ktorú sa naučíte, však môžete stále použiť na firemné e-maily a ďalšie formálne e-maily. Ak chcete písať efektívne formálne obchodné listy a e-maily, postupujte podľa týchto tipov na štruktúru.

Prvý odsek: Formálny prvý odsek literatúra mal by obsahovať úvod k účelu listu. Je bežné najprv niekomu poďakovať alebo sa predstaviť.

Vážený pán Anders,

Ďakujem vám, že ste si našli čas na stretnutie so mnou minulý týždeň. Chcel by som nadviazať na náš rozhovor a mať pre vás pár otázok.

Body Body: Druhý a nasledujúce odseky by mali obsahovať hlavné informácie o liste a mali by vychádzať z hlavného účelu uvedeného v úvodný prvý odsek.

Náš projekt napreduje podľa plánu. Radi by sme vyvinuli školiaci program pre zamestnancov v nových lokalitách. Z tohto dôvodu sme sa rozhodli prenajať si priestor v miestnom obchodnom výstavnom centre. Naši odborníci budú vyškolení nových zamestnancov tri dni. Týmto spôsobom budeme schopní uspokojiť dopyt od prvého dňa.

Záverečný odsek: Záverečný odsek by mal v krátkosti zhrnúť zámer formálneho listu a skončiť s určitou výzvou na konanie.

Ďakujem za zváženie mojich návrhov. Teším sa na príležitosť prediskutovať túto záležitosť ďalej.

Otvorené vyjadrením oficiálnej adresy, napríklad:

Vážený pán, pani (pani, pani) - ak poznáte meno osoby, ktorej píšete. použitie Vážený pán / pani ak nepoznáte meno osoby, ktorej píšete, alebo Komu sa to môže týkať

Vždy používajte pani pre ženy, pokiaľ nemáte špeciálne použitie Pani alebo Chýbať.

Najprv uveďte dôvod na písanie. Ak začínate s niekým niečo korešpondovať alebo potrebujete informácie, začnite uvedením dôvodu:

• Píšem, aby som vás informoval o ...
• Píšem o otázku / pýtam sa na ...
• Píšem, aby som sa opýtal na informácie pre malé podniky.
• Píšem vám, aby som vás informoval, že sme ešte nedostali platbu za ...

Ďakujem, že ste často písali formálne listy. Platí to najmä pri písaní na žiadosť nejakého druhu alebo pri písaní vyjadriť uznanie za pracovný pohovor, referenciu alebo inú odbornú pomoc, ktorú máte prijatá.

Tu je niekoľko užitočných výrazov vďačnosti:

• Ďakujeme za Váš list (dátum), ktorý sa pýta na ...
• Chceli by sme sa vám poďakovať za Váš list (dátum) s požiadavkou na požadovanie informácií o ...
• V odpovedi na Váš list z (dátum) by sme sa vám chceli poďakovať za váš záujem o ...

Príklady:

• Chcel by som sa vám poďakovať za Váš list z 22. januára, v ktorom požadujete informácie o našej novej rade kosačiek na trávu.
• V reakcii na Váš list z 23. októbra 1997 by sme sa vám chceli poďakovať za Váš záujem o našu novú radu výrobkov.

Pri žiadosti o pomoc použite nasledujúce vety:

• Bol by som vďačný, keby ste mohli + sloveso
• Bude vám vadiť + sloveso + ing
• Bolo by príliš veľa na to požiadať ...

Príklady:

• Bol by som Vám vďačný, keby ste mi mohli poslať brožúru.
• Mohli by ste mi telefonovať počas nasledujúceho týždňa?
• Bolo by príliš veľa žiadať, aby bola naša platba odložená o dva týždne?

Nasledujúce frázy sa používajú na poskytnutie pomoci:

• Bol by som rád + sloveso
• Radi by sme + sloveso

Príklady:

• Radi odpovieme na všetky vaše otázky.
• Radi vám pomôžeme pri hľadaní nového miesta.

V niektorých formálnych listoch budete musieť uviesť dokumenty alebo iné informácie. Nasledujúce frázy použite na upozornenie na všetky priložené dokumenty, ktoré ste mohli zahrnúť.

• Priložený nájdete + podstatné meno
• V prílohe nájdete... + podstatné meno
• Prikladáme... + podstatné meno

Príklady:

• V prílohe nájdete kópiu našej brožúry.
• V prílohe nájdete kópiu našej brožúry.
• Priložíme brožúru.

Poznámka: Ak píšete formálny e-mail, použite fázu: Pripojené nájdete / Pripojené nájdete.

Vždy vyplňte formálny list nejakou výzvou na akciu alebo odkazom na budúci výsledok, ktorý si želáte. Niektoré z možností zahŕňajú:

Odporúčanie na budúce stretnutie:

• Teším sa na stretnutie / stretnutie
• Teším sa na stretnutie s tebou budúci týždeň.

Ponuka ďalšej pomoci

• Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa tejto záležitosti, neváhajte ma kontaktovať.
• Ak potrebujete ďalšiu pomoc, kontaktujte ma.

Podpíšte list jedným z nasledujúcich výrazov:

• S úctou,
• S úctou,

Menej formálne

• Všetko najlepšie.
• S Pozdravom.

Nezabudnite list podpísať rukou a potom zadaným menom.

Formálne písmená písané v blokovej podobe umiestnia všetko na ľavú stranu stránky. Svoju adresu alebo adresu svojej spoločnosti umiestnite na hornú časť listu vľavo (alebo použite svoju spoločnosť hlavičkový papier), za ktorým nasleduje adresa osoby a / alebo spoločnosti, do ktorej píšete, všetky umiestnené na ľavej strane strana. Stlačte kláves vrátiť niekoľkokrát a použite dátum.

Formálnymi listami napísanými v štandardnom formáte umiestnite svoju adresu alebo adresu svojej spoločnosti na začiatok listu vpravo. Na ľavú stranu stránky napíšte adresu osoby alebo spoločnosti, ktorú píšete. Dátum umiestnite na pravú stranu stránky v súlade s vašou adresou.