Čo sú obchodné a technické správy?

Správa je dokument, ktorý predstavuje informácie v organizovanom formáte pre konkrétnu osobu publikum a účel. Hoci súhrny správy sa môžu doručovať ústne, úplné správy sú takmer vždy vo forme písomných dokumentov.

V časti „Súčasné obchodné správy“ spoločnosť Kuiper a Clippinger definujú obchodné správy ako „organizované, objektívne prezentácie pozorovaní, skúseností alebo skutočností použitých v rozhodovacom procese.“

Sharma a Mohan definujú technické správy ako „písomné vyhlásenie o skutočnostiach, projekte, procese alebo teste; ako sa tieto skutočnosti zistili; ich význam; závery, ktoré z nich boli vyvodené; a [v niektorých prípadoch] odporúčania, ktoré sa vydávajú „v časti„ Obchodná korešpondencia a písanie správ “.

Typy správ zahŕňajú poznámky, minúty, laboratórne správy, knižné správy, správy o pokroku, správy o odôvodnení, správy o zhode, výročné správy a politiky a postupy.

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke a Mary John O'Hair, „Obchodná komunikácia: rámec pre úspech“

„Správy môžu plniť štyri rôzne a niekedy súvisiace funkcie. Môžu sa použiť ako kontroly, aby sa zabezpečilo, že všetky oddelenia fungujú správne, poskytujú informácie, poskytujú analýzu a presvedčujú ostatných, aby konali. ““

Shirley Kuiper a Dorinda Clippinger, „Súčasné obchodné správy“

„Čitateľ rozumie efektívne správy tak, ako ich autor zamýšľal, a ovplyvňujú čitateľa tak, aby konal podľa želania spisovateľa. Ciele autora sú najpravdepodobnejšie dosiahnuté, ak zodpovedajú potrebám a cieľom čitateľa. Účinná správa je empatická, presná, úplná, stručnýa jasný. Efektívna správa predovšetkým predstavuje informácie eticky. ““

Warren Buffet, Predslov k slovu „Obyčajná anglická príručka"

„Jeden nepôvodný, ale užitočný tip: Napíšte na mysli konkrétnu osobu. Pri písaní výročnej správy Berkshire Hathawaya predstieram, že hovorím so svojimi sestrami. Nemám problém ich predstaviť: hoci sú veľmi inteligentní, nie sú odborníkmi v oblasti účtovníctva alebo financií. Budú rozumieť prostá angličtina, ale žargón môže ich hádať. Mojím cieľom je jednoducho poskytnúť im informácie, ktoré by som im chcel poskytnúť, ak by sa naše postoje zmenili. Aby som uspel, nemusím byť Shakespeare; Musím však mať úprimnú túžbu informovať. ““

John M. Lannon, „Technická komunikácia“

„V profesionálnom svete sa tvorcovia rozhodnutí spoliehajú na dva všeobecné typy správ: Niektoré správy sa zameriavajú predovšetkým na informácie („čo robíme teraz“, „čo sme urobili minulý mesiac“, „čo našiel prieskum našich zákazníkov“, „čo sa stalo na schôdzi oddelenia“). Mnohé správy však obsahujú nielen informácie, ale iba informácie analýza („čo tieto informácie pre nás znamenajú“, „aké kroky by sa mali zvážiť“, „čo odporúčame a prečo“).

„Pri každej dlhej (formálnej) správe vedie nespočet krátkych (neformálnych) správ k informovaným rozhodnutiam o záležitostiach tak rôznorodé ako najpohodlnejšie kancelárske stoličky, ktoré si môžete kúpiť s najlepším náborovým pracovníkom na správu výcvik. Na rozdiel od dlhých správ si väčšina krátkych správ nevyžaduje rozšírené plánovanie, sú rýchlo pripravené, obsahujú málo alebo neobsahujú žiadne informácie o pozadí a nemajú prednú ani koncovú časť (titulná strana, obsah, glosár, atď). Ale aj napriek ich stručnosť, krátke správy poskytujú informácie a analýzy, ktoré čitatelia potrebujú. ““

Kuiper, Shirley. „Súčasné obchodné správy.“ Dorinda Clippinger, 5. vydanie, Cengage Learning, 6. februára 2012.

Lannon, John M. „Technická komunikácia.“ Laura J. Gurak, 14. vydanie, Pearson, 14. januára 2017.

Úrad pre vzdelávanie a pomoc investorov. „Obyčajná anglická príručka.“ Komisia pre cenné papiere a burzu v USA, august 1998, Washington, D.C.

O'Hair, Dan. „Obchodná komunikácia: rámec pre úspech.“ James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1. vydanie, Cengage Learning, 7. apríla 2000.

Sharma. „Obchodná korešpondencia a písanie správ.“ 5. vydanie, Mc Graw Hill India, 1. júla 2017.