Ako formátovať a písať jednoduchý obchodný list

Ľudia píšu obchodné listy a e-maily z rôznych dôvodov, ako napríklad požadovanie informácií, vykonávanie transakcií, zabezpečenie zamestnania atď. Efektívna obchodná korešpondencia by mala byť jasná a stručná, rešpektujúca tón a správne naformátovaná. Rozdelením obchodného listu na jeho základné komponenty sa môžete naučiť, ako efektívne komunikovať a zlepšovať svoje zručnosti spisovateľa.

Typický obchodný list obsahuje tri oddiely, úvod, telo a záver.

1. Predstavenie: V úvode sa uvádza, kto je adresátom spisovateľa. Ak píšete niekomu, koho nepoznáte alebo ste sa stretli len stručne, úvod môže predstavovať aj krátky dôvod, prečo píšete. Zvyčajne je úvod iba vetou alebo dvoma vetami.
2. Telo: Telo listov je miesto, kde uvádzate svoju firmu. Táto časť môže mať dĺžku len niekoľko viet alebo niekoľko odsekov. Všetko záleží na miere podrobností potrebných na opísanie predmetu.
3. Záver: Záver je záverečnou časťou, v ktorej budete vyzvaní na prijatie ďalších krokov. Môže to byť príležitosť hovoriť osobne, požiadať o ďalšie informácie alebo vykonať transakciu. Rovnako ako úvod, aj táto časť by nemala byť väčšia ako veta alebo dve vety a musí objasniť, čo by ste chceli od osoby, ktorá prečíta váš list.
   instagram viewer

Tón úvodu závisí od vášho vzťahu k príjemcovi listu. Ak oslovujete blízkeho priateľa alebo obchodného kolegu, je možné použiť jeho krstné meno. Ale ak píšete niekomu, koho nepoznáte, najlepšie je osloviť ho formálne v pozdrave. Ak nepoznáte meno osoby, do ktorej píšete, použite jej názov alebo všeobecnú adresu.

Niekoľko príkladov:

• Vážený personálny riaditeľ
• Vážený pán alebo pani
• Vážený doktor, pán, pani, pani (Priezvisko)
• Vážený Frank (použite, ak je osoba blízkym obchodným kontaktom alebo priateľom)

Vždy sa uprednostňuje písanie na konkrétnu osobu. Vo všeobecnosti používajte pána, keď oslovujete mužov a pani pre ženy. Titul Doktor používajte iba pre lekárov. Aj keď by ste mali vždy začať s obchodným listom so slovom „Vážení“, je to možnosť pre obchodné e-maily, ktoré sú menej formálne.

Ak píšete niekomu, koho nepoznáte alebo s ktorým ste sa stretli iba pri absolvovaní, možno budete chcieť sledovať pozdrav a uviesť nejaký kontext, prečo ste kontaktovali túto osobu.

Niekoľko príkladov:

• S odkazom na vašu reklamu v Times ...
• Včera sledujem telefonický hovor.
• Ďakujeme vám za list z 5. marca.

Väčšina obchodných listov je obsiahnutá v tele. To je miesto, kde autor uvádza svoj dôvod korešpondencie. Napríklad:

• Píšem dotazovaním o pozícii uverejnenej v dennej pošte.
• Píšem pre potvrdenie podrobností o zásielke na objednávke # 2346.
• Píšem vám ospravedlňovať sa za ťažkosti, ktoré sa vyskytli minulý týždeň v našej pobočke.

Keď uvediete všeobecný dôvod na napísanie svojho obchodného listu, pomocou tohto tela poskytnite ďalšie podrobnosti. Môžete napríklad posielať klientovi dôležité dokumenty na podpis, ospravedlňujeme sa zákazníkovi za zlé služby, požadovanie informácií zo zdroja alebo z nejakého iného dôvodu. Nech je dôvod akýkoľvek, nezabudnite používať slušný a zdvorilý jazyk.

Napríklad:

• Bol by som vďačný za stretnutie s vami budúci týždeň.
• Mohli by ste mať čas na stretnutie budúci týždeň?
• Bol by som rád, keby som vám mohol tento mesiac prísť na prehliadku nášho zariadenia.
• Žiaľ, stretnutie budeme musieť odložiť do 1. júna.
• V prílohe nájdete kópiu zmluvy. Ak je to potrebné, podpíšte.

Je obvyklé zahrnúť niektoré záverečné poznámky potom, čo ste uviedli svoju firmu v tele listu. Toto je vaša príležitosť na posilnenie vášho vzťahu s príjemcom a mala by to byť iba veta.

• Ak nám vieme nejako pomôcť, kontaktujte nás znova.
• Ak máte nejaké otázky, neváhajte a zavolajte mi.
• Uzatvorenie môžete použiť aj na vyžiadanie alebo ponúknutie budúceho kontaktu so čitateľom.
• Teším sa na stretnutie s vami čoskoro.
• Ak chcete naplánovať stretnutie, kontaktujte môjho asistenta.

Poslednou vecou, ​​ktorú všetky obchodné listy potrebujú, je pozdrav, kde čitateľovi rozlúčite. Rovnako ako v úvode, ako píšete pozdravenie bude závisieť od vášho vzťahu k príjemcovi.

Pre klientov, s ktorými nemáte meno, použite:

• S úctou (ak nepoznáte meno osoby, do ktorej píšete)
• S úctou (ak poznáte meno osoby, do ktorej píšete.

Ak ste na krstnom mene, použite:

• Všetko najlepšie (ak ste známy)
• S pozdravom alebo pozdravom (ak je osoba blízkym priateľom alebo kontaktom)

Vzor obchodného listu