Čo je memorandum? Definícia a príklady

Memorandum, bežne známe ako memorandum, je krátka správa alebo záznam používaný na interné použitie komunikácia v podnikaní. Akonáhle je hlavná forma internej písomnej komunikácie, memorandá sa od zavedenia IPA nepoužívajú e-mail a iné formy elektronických správ; Avšak schopnosť písať jasné poznámky vám určite môže dobre poslúžiť pri písaní interných firemných e-mailov, pretože často slúžia na rovnaký účel.

Poznámky môžu byť použité na rýchlu komunikáciu so širokým publikom niečo krátke, ale dôležité, napríklad procedurálne zmeny, zvýšenie cien, dodatky k politike, harmonogramy stretnutí, upomienky pre tímy alebo zhrnutia zmluvných podmienok pre rok 2007 príkladom.

Komunikačná stratégka Barbara Diggs-Brown tvrdí, že efektívna poznámka je „krátka, stručný, vysoko organizovaný a nikdy neskoro. Mal by predvídať a odpovedať na všetky otázky, ktoré môže mať čitateľ. Nikdy neposkytuje zbytočné alebo mätúce informácie. ““

Buďte jasní, zamerajte sa, buďte stručný, ale kompletný. Zaznamenajte si profesionálny tón a napíšte, ako by ho svet mohol prečítať - to znamená, že neobsahujú žiadne informácie to je príliš citlivé na to, aby to videli všetci, najmä v tomto veku kopírovania a vkladania alebo „kliknutia a odovzdal. "

Začnite so základmi: komu článok je adresovaný, dátum a predmet. Začnite s textom poznámky s jasným účelom, uveďte, čo potrebujete, aby čitatelia vedeli, a uzavrite s tým, čo potrebujete, aby čitatelia urobili, ak je to potrebné. Nezabúdajte, že zamestnanci môžu po prijatí správy len preskakovať, takže použite krátke odseky, podkapitoly a kde je to možné, použite zoznamy. Sú to „vstupné miesta“ pre oko, aby sa čitateľ mohol ľahko vrátiť späť k časti poznámky, ktorú potrebuje.

Nezabudnite korektúry. Čítanie nahlas vám pomôže nájsť vynechané slová, opakovanie a nepríjemné vety.

Tu je ukážka internej poznámky fiktívnej vydavateľskej spoločnosti informujúcej zamestnancov o pripravovaných zmenách rozvrhnutia kvôli sviatku vďakyvzdania. Výroba mohla poslať aj samostatné správy aj oddeleným oddeleniam, najmä ak by bolo potrebných viac detailov, ktoré by jednotlivé oddelenia potrebovali a ktoré by sa netýkali ostatných oddelení.

Komu: Všetci zamestnanci

Z: E.J. Smith, vedúci výroby

Dátum: 1. novembra 2018

Predmet: Zmena plánu tlače vďakyvzdania

Produkcia by chcela všetkým pripomenúť, že sviatok vďakyvzdania ovplyvní naše termíny tlače tento mesiac. Všetky vytlačené stránky, ktoré by za normálnych okolností vyšli do tlačiarne cez UPS vo štvrtok alebo piatok počas týždňa, budú musieť ísť von do 3 hodiny popoludní. v stredu 21. novembra.

Oddelenia predaja a redakcie reklamy

• Zaistite, aby ktokoľvek, kto vám pošle text alebo obrázok na publikovanie, nebol na dovolenke 19. týždeň. Stanovte termíny skôr pre všetko, čo pochádza zvonka.
• Vezmite prosím na vedomie, že interní fotografi a grafici budú mať viac práce a menej času, takže svoju prácu nasmerujte na príslušné oddelenie skôr, ako je obvyklé.
• Nezasielajte prácu „ponáhľajte sa“ neskôr ako 16. novembra. Nie sú potrebné žiadne krátke obrátky. Týždeň vďakyvzdania nemôže byť zaručený, že bude dokončený v predchádzajúcich termínoch a pred pridelením musí prejsť na stole plánovača. Namiesto toho buďte skôr.

Oddelenia fotografie a grafiky

• Všetci členovia umelecké oddelenie V novembri bude možné podľa potreby riešiť nadčasy, aby sa vyriešila kríza začiatku dovolenkovej sezóny a skoršie termíny.

Všetkým vopred ďakujem za pomoc pri získavaní materiálov v čo najkratšom čase a za vašu pozornosť zamestnancom výrobného oddelenia.

Nasleduje fiktívne oznámenie na zriadenie stretnutia s členmi tímu, ktorí sa vracajú z veľtrhu.

Komu: Tím obchodných veľtrhov

Z: C.C. Jones, vedúci marketingu

Dátum: 10. júla 2018

Predmet: Stretnutie na veľtrhu

Po návrate do práce v piatok 20. júla z obchodného veľtrhu naplánujme poludňajšie obedné stretnutie v rokovacej miestnosti vo východnom krídle, aby sme prešli, ako šou šli. Poďme diskutovať o tom, čo fungovalo dobre a čo nie, napríklad:

• Počet dní účasti
• Množstvo a druhy poskytovaných marketingových materiálov
• Stánky sa zobrazujú
• Ako boli reklamné predmety doručené
• Umiestnenie stánku a premávka v rôznych denných dobách
• Čo vyvolalo záujem o okoloidúcich
• Personálne úrovne stánku

Viem, že keď sa vrátite z veľtrhu, musíte sledovať milión vecí, takže stretnutie udržíme na 90 minút alebo menej. Prosím, pripravte sa so spätnou väzbou a konštruktívnou kritikou na marketingové aspekty relácie. Spätná väzba existujúcich zákazníkov a nové zákaznícke kontakty budú pokryté na samostatnom stretnutí s produktovými a obchodnými tímami. Ďakujem za prácu na výstave.

Diggs-Brown, Barbara. Sprievodca PR štýlom. 3. vydanie, Cengage Learning, 2012.