V komunikačný proces„príjemca“ je poslucháč, čitateľ alebo pozorovateľ - to znamená jednotlivec (alebo skupina jednotlivcov), ktorému je správa určená. Prijímač sa tiež nazýva „publikum“alebo dekodér.
Osoba, ktorá iniciuje správu v komunikačnom procese, sa nazýva „odosielateľ„Jednoducho povedané,„ účinná “správa je taká, ktorá bola prijatá spôsobom, ktorý zamýšľal odosielateľ. Problémy môžu nastať na oboch koncoch, ktoré bránia zamýšľanej správe preniknúť do prijímača.
Správa a potenciálne problémy
Napríklad Paige položí Billovi otázku ústne. Správa prechádza vzduchom, „kanálom“, k Billovým ušiam. Odpovedá. Paige je odosielateľ, otázkou je správa a Bill je príjemcom a dáva Paige spätnú väzbu zodpovedaním otázky.
Existuje nespočetné množstvo oblastí a spôsobov, v ktorých by mohli vzniknúť problémy aj pri tejto krátkej výmene informácií. Ak Paige zašepká, Bill to možno nepočuje. Možno, že to počuje iba časť a odpovedá na otázku, ktorá sa v skutočnosti nenašla, a tak je Paige zmätená. Možno je na pozadí šum alebo otázka nie je jasná. Ak je Bill niečo rozptýlené a nevenuje pozornosť, môže vynechať niektoré slová a odpovedať neprimerane - alebo by mu mohla úplne chýbať otázka, aby sa výmena musela začať znova. Ak sa pri položení otázky nepozrie na Paige, bude mu chýbať akýkoľvek reč tela, ktorá by poskytovala podtext otázky.
Ak Paige pošle Billovi e-mail alebo textovú správu, môžu sa vyskytnúť problémy, pretože Bill nemá tlmočený reč tela Paula ani hlasový tón, čo by mohlo pridať informácie do správy. Automatické opravy mohli do textu vložiť chyby alebo chýbajúci otáznik môže spôsobiť, že otázka bude vyzerať ako vyhlásenie.
To všetko sú prekážky účinnej komunikácie. Stupeň účinnosti je určený tým, do akej miery príjemca porozumie tejto správe.
Dekódovanie správy
V knihe „Obchodná komunikácia“ autori Carol M. Lehman a Debbie D. DuFrene to usporiadal takto:
„Úlohou príjemcu je interpretovať správu odosielateľa, verbálnu aj neverbálnu, s čo najmenším skreslením. Proces interpretácie správy je známy ako dekódovanie. Pretože slová a neverbálne signály majú rôzny význam pre rôznych ľudí, v tomto bode komunikačného procesu sa môže vyskytnúť nespočetné množstvo problémov:
„Odosielateľ nedostatočne zakóduje pôvodnú správu slovami, ktoré sa nenachádzajú v slovníku príjemcu; nejednoznačné, nešpecifické myšlienky; alebo neverbálne signály, ktoré rozptyľujú prijímača alebo sú v rozpore so slovnou správou.
- Príjemca je zastrašený pozíciou alebo právomocou odosielateľa, čo vedie k napätiu, ktoré bráni účinnej koncentrácii na správu a nevyžadovaniu potrebného objasnenia.
- Prijímateľ považuje tému za príliš nudnú alebo ťažko zrozumiteľnú a nesnaží sa jej správu porozumieť.
- Prijímač je úzkoprsý a neprijíma nové a odlišné myšlienky.
„S nekonečným počtom porúch v každej fáze komunikačného procesu je skutočne zázrak, že k účinnej komunikácii vôbec dôjde.“
Dekódovanie správy môže ovplyvniť dokonca aj prostredie alebo emocionálny stav prijímača, napríklad rozptýlenie správy miestnosť, nepohodlie zo strany prijímača alebo stres alebo úzkosť, ktoré prijímateľovi umožňujú vložiť podtext, ktorý odosielateľ neurobil úmyslu. Znalosť sociálnych alebo kultúrnych súvislostí môže príjemcovi brániť v tom, aby zdvihol narážky alebo primerane reagoval. Vzťahové kontexty môžu tiež farbu správy, pretože správy od blízkych priateľov mohli byť prijímané inak ako správa od vedúceho práce.
Dôležitosť spätnej väzby
Ak odosielateľovi nie je jasné, že zo strany prijímača došlo k porozumeniu, komunikácia pokračuje napríklad prostredníctvom následných opatrení otázky jednej zo strán, ďalšia diskusia alebo odosielateľ s uvedením príkladov, preformulovanie informácií alebo iné spôsoby objasnenia s cieľom získať vysielač a prijímač na tej istej tzv. vlnovej dĺžke. V prezentácii môže odosielateľ ukázať grafy alebo obrázky, aby publikum upresnil bod alebo čitateľ.
Viac podnetov a kanálov, ktoré má prijímač a je otvorený pre príjem, je často lepšie; Napríklad môže byť ľahké nesprávne vyložiť tón alebo podtext v e-maile alebo textovej správe, hoci je to rovnaké správa by prešla zreteľne, ak prijímač počuje hlas osoby alebo s ňou hovorí tvárou v tvár tvár.
V knihe „Plánovanie, implementácia a hodnotenie programov cielenej komunikácie“ autori Gary W. Selnow a William D. Crano poznamenáva, že reč tela a tón nie sú iba komunikáciou na strane odosielateľa: „Spätná väzba v medziľudskom nastavení poskytuje bežný účet príjemcu správy. Zrejmé narážky ako priame otázky ukazujú, ako dobre prijímač spracováva informácie. Jemné ukazovatele však môžu poskytovať informácie. Napríklad zívanie príjemcu, ticho, keď sa očakávajú pripomienky, alebo prejavy nudy naznačujú, že môžu byť v prevádzke selektívne brány. ““
Prijímač môže mať tiež spätnú väzbu poskytnutú odosielateľovi tón a podtext, ako napríklad reakcia sarkazmom alebo hnevom, ktoré môže vám uniknúť, ak je spätná väzba iba textová, ale pravdepodobne by sa nevynechala, ak sa strany môžu navzájom vidieť alebo počuť, alebo oboje.