Pokyny na písanie: Definícia a príklady

v obchodné písanie, technické písaniea ďalšie formy zloženie, inštrukcie sú napísané alebo hovorené pokyny na vykonanie postupu alebo vykonanie úlohy. Nazýva sa tiež poučné písanie.

Pokyny krok za krokom zvyčajne používajú z pohľadu druhej osoby (vy, vaše, vaše). Pokyny sú zvyčajne sprostredkované na internete aktívny hlas a nevyhnutná nálada: Oslovte svoju publikum priamo.

Pokyny sú často písané vo forme očíslovaných zoznam aby používatelia mohli jasne rozpoznať postupnosť úloh.

Účinné pokyny zvyčajne zahŕňajú vizuálne prvky (ako sú obrázky, schémy a vývojové diagramy), ktoré ilustrujú a objasňujú text. Inštrukcie určené pre medzinárodné publikum sa môžu spoľahnúť úplne na obrázkoch a známe symboly. (Nazývajú sa bezslovné pokyny.)

„Dobré pokyny sú jednoznačné, zrozumiteľné, úplné, konzistentné a efektívne.“ (John M. Penrose a kol., Obchodná komunikácia pre manažérov: pokročilý prístup, 5. vydanie. Thomson, 2004)

Ľahšia strana pokynov: Príručka pre nedávno zomrelých

Juno:

instagram viewer

Dobre, študoval si príručku?
Adam: Skúsili sme.
Juno: V kapitole o strednom rozhraní o prenasledovaní sa hovorí všetko. Vyveďte ich von. Je to váš dom. Strašidelné domy nie sú ľahké prísť.
barbara: No, my to celkom nechápeme.
Juno: Počul som. Okamžite si odtrhnite tvár. Zrejme nerobí nič dobré, keď ti niekto vytiahne hlavu pred ľudí, ak ťa nemôžu vidieť.
Adam: Mali by sme začať jednoduchšie?
Juno: Začnite jednoducho, robte to, čo viete, používajte svoje talenty, cvičte. Mali ste tieto hodiny študovať od prvého dňa. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin a Geena Davis Beetlejuice, 1988)

„Pokyny majú tendenciu sledovať jednotný postupný postup, či už popisujete, ako pripraviť kávu alebo ako zostaviť motor automobilu. Tu sú základné vlastnosti pokynov:

• Konkrétne a presné nadpis
• úvod s informáciami o pozadí
• Zoznam požadovaných častí, nástrojov a podmienok
• Postupne usporiadané kroky
• grafika
• Bezpečnostné informácie
• záver to signalizuje dokončenie úlohy

Postupne usporiadané kroky sú stredobodom súboru pokynov a zvyčajne zaberajú veľa miesta v dokumente. ““
(Richard Johnson-Sheehan, Technická komunikácia dnes. Pearson, 2005)

1. Používajte krátke vety a krátke odseky.
2. Usporiadajte svoje body v logickom poradí.
3. Vyjadrite svoj názor špecifický.
4. Použi imperatívna nálada.
5. Najdôležitejšiu položku uveďte na začiatok každej vety.
6. V každej vete povedzte jednu vec.
7. Vyberajte si slová opatrne, vyhýbajte sa žargón a technické podmienky, ak je to možné.
8. Dajte príklad alebo an analógia, ak si myslíte, že vyhlásenie môže pre čitateľa záhadou.
9. Logiku prezentácie skontrolujte vo vyplnenom návrhu.
10. Nevynechajte kroky ani nevykonávajte skratky.

(Prevzaté z Písanie s presnosťou autor: Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)

„Inštrukcie môžu byť voľne stojace dokumenty alebo časť iného dokumentu. V obidvoch prípadoch je najčastejšou chybou to, že sú príliš komplikované pre publikum. Starostlivo zvážte technickú úroveň vašich čitateľov. použitie Biely vesmír, grafiku a ďalšie konštrukčné prvky, aby boli príťažlivé. Najdôležitejšie je, aby ste uviedli odkazy na varovanie, varovanie a nebezpečenstvo pred kroky, na ktoré sa vzťahujú. “
(William Sanborn Pfeiffer, Sprievodca technickou komunikáciou, 4. vydanie. Pearson, 2007)

Ak chcete vyhodnotiť presnosť a zrozumiteľnosť súboru pokynov, pozvite jedného alebo viacerých jednotlivcov, aby sa riadili vašimi pokynmi. Sledujte ich postup a zistite, či sú všetky kroky správne dokončené v primeranom čase. Po dokončení postupu požiadajte túto testovaciu skupinu, aby podala správu o všetkých problémoch, s ktorými sa mohli stretnúť, a aby navrhla odporúčania na zlepšenie pokynov.