Ako napísať obchodnú správu pre študentov angličtiny

Ak sa chcete naučiť, ako napísať obchodnú správu v angličtine, postupujte podľa týchto tipov a ako príklad použite šablónu, na ktorej je možné založiť vlastnú obchodnú správu. V prvom rade obchodné správy poskytujú dôležité informácie pre manažment, ktoré sú aktuálne a faktické. Študenti angličtiny písanie obchodných správ sa musí uistiť, že jazyk je presný a výstižný. Štýl písania používaný v obchodných správach by mal prezentovať informácie bez presvedčivých názorov, ale skôr čo najpriamejšie a najpresnejšie. Prepojenie jazyka by sa mali použiť na prepojenie nápadov a častí podnikovej správy. Tento príklad obchodnej správy predstavuje štyri základné prvky, ktoré by mala každá obchodná správa obsahovať:

• Podmienky zadania

Zadávacie podmienky sa vzťahujú na podmienky, za ktorých je vypracovaná obchodná správa.

• procedúra

Postup popisuje metódu, ktorá sa použila na zhromažďovanie údajov pre správu.

• zistenie

Zistenia opisujú údaje alebo iné dôležité informácie, ktoré správa vypracovala.

• závery

Vyvodzujú sa závery o zisteniach, ktoré odôvodňujú odporúčania.

• odporúčania

Odporúčania sú konkrétne návrhy predložené na základe záverov správy.

Prečítajte si krátky príklad obchodnej správy a postupujte podľa nižšie uvedených tipov. Učitelia môžu vytlačiť tieto príklady na použitie v triede pri výučbe pomocou zvuku výučba stratégií písania.

Podmienky zadania

Margaret Anderson, riaditeľka personálneho oddelenia, požiadala o túto správu o spokojnosti so zamestnaneckými výhodami. Správa mala byť predložená do 28. júna.

procedúra

V období od 1. apríla do 15. apríla sa uskutočnil pohovor s reprezentatívnym výberom 15% všetkých zamestnancov, ktorý sa týkal:

1. Celková spokojnosť s naším súčasným balíkom výhod
2. Problémy, ktoré sa vyskytli pri rokovaniach s personálnym oddelením
3. Návrhy na zlepšenie komunikačných politík
4. Problémy, ktoré sa vyskytli pri jednaní s naším HMO

zistenie

1. Zamestnanci boli vo všeobecnosti spokojní so súčasným balíkom výhod.
2. Niektoré problémy sa vyskytli pri žiadosti o dovolenku kvôli tomu, čo sa vníma ako dlhá čakacia lehota na schválenie.
3. Starší pracovníci mali opakovane problémy s postupmi liekov na predpis HMO.
4. Zamestnanci vo veku 22 až 30 rokov hlásia s HMO len niekoľko problémov.
5. Väčšina zamestnancov sa sťažuje na nedostatok zubného poistenia v našom balíku výhod.
6. Najbežnejším návrhom na zlepšenie bola schopnosť spracovávať žiadosti o dávky online.

závery

1. Starší zamestnanci, nad 50 rokov, majú vážne problémy so schopnosťou nášho HMO poskytovať lieky na predpis.
2. Náš systém žiadostí o výhody je potrebné revidovať, pretože väčšina sťažností týkajúcich sa vnútropodnikového spracovania.
3. V reakčnej dobe personálneho oddelenia sa musia zlepšiť.
4. Zlepšenia v oblasti informačných technológií by sa mali považovať za technologicky dômyselnejšie pre zamestnancov.

odporúčania

1. Stretnite sa so zástupcami HMO, aby ste prediskutovali závažný charakter sťažností týkajúcich sa výhod pre starších zamestnancov pri liekoch na predpis.
2. Uprednostňujte čas odozvy na žiadosť o dovolenku, pretože zamestnanci potrebujú rýchlejší súhlas, aby mohli plánovať svoju dovolenku.
3. V súvislosti s balíkom výhod pre mladších zamestnancov nevykonávajte žiadne zvláštne kroky.
4. Diskutujte o možnosti pridania systému žiadostí o výhody online na intranet našej spoločnosti.

• Správa je rozdelená do štyroch oblastí:
  • Podmienky zadania- V tejto časti sú uvedené základné informácie o dôvode správy. Spravidla zahŕňa osobu, ktorá žiada správu.
  • procedúra- Postup poskytuje presné kroky a metódy použité pre správu.
  • zistenie- Zistenia poukazujú na objavy, ktoré sa dosiahli v priebehu vyšetrovania správy.
  • závery- Závery poskytujú logické závery založené na zisteniach.
  • odporúčania- V odporúčaniach sa uvádzajú kroky, ktoré autor správy považuje za potrebné na základe zistení a záverov.
• Správy by mali byť stručné a faktické. Stanoviská sú uvedené v časti „závery“. Tieto stanoviská by však mali vychádzať zo skutočností uvedených v „zisteniach“.
• použitie jednoduché časy (zvyčajne súčasný jednoduchý) na vyjadrenie faktov.
• Použi imperatívna forma (Diskutujte o možnosti..., Uprednostniť... atď.) V časti „Odporúčania“, pretože sa vzťahujú na spoločnosť ako celok.

Pokračujte v učení o ďalších typoch obchodných dokumentov pomocou týchto zdrojov:

Memos
e-mail
Úvod do tvorby podnikateľských plánov

Obchodné poznámky sa zapisujú do celej kancelárie. Pri písaní obchodných poznámok nezabudnite jasne označiť, pre koho je poznámka určená, dôvod napísania poznámky a kto píše poznámku. Oznámenia majú tendenciu informovať kolegov v kancelárii a o procedurálnych zmenách, ktoré sa týkajú veľkej skupiny ľudí. Často poskytujú pokyny pomocou imperatívneho hlasu. Tu je príklad poznámky s následnými dôležitými bodmi, ktoré treba použiť, keď písanie podnikania poznámky v angličtine.

Príklad poznámky

Od: Manažment

Do: Zamestnanci predaja v severozápadnej oblasti

RE: Nový systém mesačného výkazníctva

Radi by sme rýchlo prešli niektoré zmeny v novom systéme mesačného prehľadu predaja, o ktorom sme diskutovali na mimoriadnom pondelok. V prvom rade by sme chceli ešte raz zdôrazniť, že tento nový systém vám pri vykazovaní budúcich tržieb ušetrí veľa času. Chápeme, že máte obavy z toho, koľko času bude najskôr potrebné na zadanie vašich klientskych údajov. Napriek tomuto počiatočnému úsiliu sme si istí, že všetci čoskoro využijete výhody tohto nového systému.

Tu je prehľad postupu, ktorý budete musieť dodržať, aby ste vyplnili zoznam klientov vo vašej oblasti:

1. Prihláste sa na webovú stránku spoločnosti na adrese http://www.picklesandmore.com
2. Zadajte svoje užívateľské meno a heslo. Budú vydané budúci týždeň.
3. Po prihlásení kliknite na „Nový klient“.
4. Zadajte príslušné informácie o klientovi.
5. Opakujte kroky 3 a 4, kým nezadáte všetkých svojich klientov.
6. Po zadaní týchto informácií vyberte možnosť „Objednať“.
7. Vyberte klienta z rozbaľovacieho zoznamu „Klienti“.
8. Vyberte produkty z rozbaľovacieho zoznamu "Produkty".
9. Z rozbaľovacieho zoznamu „Doprava“ vyberte špecifikácie prepravy.
10. Kliknite na tlačidlo „Spracovať objednávku“.

Ako vidíte, akonáhle zadáte príslušné informácie o klientovi, spracovanie objednávok si nebude vyžadovať vašu dokumentáciu.

Ďakujeme vám za pomoc pri zavádzaní tohto nového systému.

S Pozdravom,

Zvládanie

• Na vytvorenie poznámky použite nasledujúcu štruktúru:MEMO
  Od: (osoba alebo skupina odosielajúca poznámku)
  Komu: (osoba alebo skupina, ktorej je poznámka určená)
  RE: (predmet poznámky, malo by to byť v smelý)
• Pojem memorandum sa môže použiť namiesto poznámky.
• Poznámka nie je vo všeobecnosti tak formálna ako písomná písmeno. Určite to však nie je také neformálne ako osobný list.
• Tón poznámky je všeobecne priateľský, pretože ide o komunikáciu medzi kolegami.
• Uchovajte poznámku stručnú a presnú.
• V prípade potreby krátkym odsekom uveďte dôvod poznámky.
• Na vysvetlenie najdôležitejších krokov v procese použite odrážky.
• Použite krátke poďakovanie na dokončenie poznámky. Nemusí to byť také formálne ako v písomnom liste.

správy
Memos
e-mail
Úvod do tvorby podnikateľských plánov

Ak sa chcete dozvedieť, ako napísať firemný e-mail, nezabudnite na nasledujúce: Firemné e-maily sú vo všeobecnosti menej formálne ako obchodné listy. Firemné e-maily zaslané kolegom sú vo všeobecnosti priame a vyžadujú si konkrétne kroky. Je dôležité, aby vaše firemné e-maily boli krátke. Čím ľahšie je odpovedať na e-mail, tým je pravdepodobnejšie, že obchodné kontakty odpovedia rýchlo.

Príklad 1: Formálne

Prvý príklad ukazuje, ako napísať formálny obchodný e-mail. Všimnite si menej formálne „Ahoj“ v oslovení spolu s viac formálnym štýlom v skutočnom e-maile.

Ahoj,

Na vašom webe som čítal, že ponúkate kopírovanie hudobných CD pre veľké množstvo CD. Chcel by som sa opýtať na postupy spojené s týmito službami. Sú súbory prenášané online alebo sú tituly zasielané na CD štandardnou poštou? Ako dlho trvá zvyčajne približne 500 kópií? Existujú nejaké zľavy na také veľké množstvo?

Ďakujem, že ste si našli čas na zodpovedanie mojich otázok. Teším sa na tvoju odpoveď.

Jack Finley
Obchodný manažér, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Príklad 2: Neformálne

Druhý príklad ukazuje, ako napísať neformálny e-mail. Všimnite si viac konverzačného tónu v e-maile. Je to, akoby spisovateľ hovoril po telefóne.

O 16,22 01/07 +0000 ste napísali:

> Počul som, že pracujete na účte Smith. Ak potrebujete akékoľvek informácie, neváhajte sa spojiť so mnou.

Ahoj Tom,

Počúvajte, pracujeme na účte Smitha a zaujímalo by ma, či by ste mi mohli dať ruku? Potrebujem nejaké dôverné informácie o najnovšom vývoji tam. Myslíte si, že by ste mohli poskytnúť akékoľvek informácie, ktoré by ste mohli mať?

Vďaka

Peter

Peter Thompsen
Account Manager, štátne účtovníctvo
(698) 345 - 7843

Príklad 3: Veľmi neformálne

V treťom príklade vidíte veľmi neformálny e-mail, ktorý je veľmi podobný textovým správam. Tento typ e-mailu používajte iba s kolegami, s ktorými máte úzky pracovný vzťah.

O 11,22 01/12 +0000 ste napísali:

> Chcel by som návrh poradenskej firmy.

A čo Smith a Sons?

KB

• E-mail je oveľa menej formálny ako písomný list. E-maily sú zvyčajne krátke a stručné.
• Ak píšete niekomu, koho nepoznáte, postačuje jednoduché „Ahoj“. Použitie a pozdravenie ako napríklad „Vážený pán Smith,“ je príliš formálny.
• Pri písaní niekomu, koho dobre poznáte, môžete písať, akoby ste s ním hovorili.
• Použite skrátené slovesné formuláre (On, My, He'd, atď.)
• Pri podpise e-mailu uveďte telefónne číslo. To umožní príjemcovi v prípade potreby telefonovať.
• Nie je potrebné uvádzať vašu e-mailovú adresu, pretože príjemca môže iba odpovedať na e-mail.
• Pri odpovedi odstráňte všetky informácie, ktoré nie sú potrebné. Ponechajte iba tie časti textu, ktoré sa týkajú vašej odpovede. Šetríte tým čas pri čítaní e-mailu.

správy
Memos
e-mail
Úvod do tvorby podnikateľských plánov