Reklamačný list a presvedčivýpísmeno zaslané zákazníkom do firmy alebo agentúry s cieľom identifikovať problém s produktom alebo službou a možno ich tiež označiť ako sťažnosť.
Obvykle sa otvára (a niekedy uzatvára) reklamačný list so žiadosťou o úpravy, ako je vrátenie platby, výmena alebo náhrada škody, hoci odsek o otvorení srdca o transakcii alebo produkte môže byť prednostné.
Ako metóda obchodné písanie, zasielajú sa reklamačné listy ako právne záväzná forma komunikácie, ktorá môže slúžiť ako dôkaz, ak je žaloba podaná na súd. Vo väčšine prípadov sa súdne vystúpenia nevyžadujú, pretože podnikateľský subjekt zvyčajne vypracuje odpoveď vo forme opravný list, ktorý vybavuje reklamáciu.
Hlavné prvky reklamačného listu
Väčšina podnikateľov a vedcov súhlasí s tým, že základný reklamačný list by mal obsahovať štyri základné prvky: jasné vysvetlenie sťažnosti, vysvetlenie sťažnosti. o tom, čo to spôsobilo konflikt alebo stratách spôsobených týmto dôvodom, výzve k čestnosti a spravodlivosti a vyjadrenie toho, čo by ste považovali za spravodlivú úpravu nevráti.
Presnosť vo vysvetlení je kľúčová pre to, aby sa pohľadávka vybavila rýchlo a efektívne, takže autor žiadosti by mal poskytnúť čo najviac podrobností o chybách produkt alebo porucha v doručenej službe vrátane dátumu a času, suma je cena a číslo prijatia alebo číslo objednávky a akékoľvek ďalšie podrobnosti, ktoré pomôžu presne definovať, čo sa stalo zle.
Nepríjemnosť, ktorú táto chyba spôsobila, a odvolanie sa na čitateľovu ľudskosť a súcit sú rovnako dôležité pri získavaní toho, čo autor požaduje, z nároku. To dáva čitateľovi motiváciu konať na žiadosť spisovateľa rýchlo, aby sa napravila situácia a udržal zákazník ako klient.
Ako R.C. Krishna Mohan píše v "Business Correspondence and Report Writing", že aby "zabezpečil rýchle a Ak je uspokojivá odpoveď, reklamačný list sa obvykle napíše vedúcemu oddelenia alebo útvaru zodpovednému za chyba. "
Tipy na účinný list
Tón listu by sa mal udržiavať aspoň na úrovni príležitostných obchodných, ak nie formálnych, aby sa zachovala profesionalita žiadosti. Spisovateľ by mal ďalej sťažnosť penalizovať za predpokladu, že žiadosť bude prijatá po prijatí.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar a David A. Thomas napísal „Ako písať prvotriednu obchodnú korešpondenciu“, že by ste si mali „uplatniť svoj nárok presne a taktne“, a že je najlepšie „vyhnúť sa hrozbám, obvineniam alebo zahaleným radám o tom, čo urobíte, ak sa záležitosť nevyrieši okamžite."
Láskavosť prechádza vo svete zákazníckych služieb dlhou cestou, takže je lepšie apelovať na ľudstvo príjemcu o tom, ako vás problém ovplyvnil osobne, namiesto toho, aby ste sa vyhrážali bojkotovaním spoločnosti alebo jej urážkou názov. Stávajú sa nehody a robia sa chyby - nie je dôvod byť necivilní.