Nemôžete nájsť informácie na internete a nemáte čas ani peniaze na návštevu súdnej budovy. Žiaden problém! Použitie poštovej služby na vyžiadanie dokumentov, záznamov a ďalších informácií o vašej rodine vám môže ušetriť hodiny času. nekrológy z knižnice, rodné listy z kancelária životne dôležitých záznamov, závetu z súdnej budovy a manželstvá z kostola sú len niektoré z mnohých záznamov dostupných poštou.
Aké sú zásady žiadosti o výskum?
Trik získavania informácií poštou spočíva v oboznámení sa so záznamami a politikou archívov a archívov v oblasti, v ktorej žili vaši predkovia. Otázky, ktoré musíte položiť pred požiadaním o kópie poštou, zahŕňajú:
- Môžu sa kópie dokumentov posielať poštou?
- Aké záznamy sú k dispozícii? Za aké časové obdobia?
- Boli záznamy indexované?
- Môžu sa indexy pre konkrétne priezvisko získať poštou?
- Aké sú náklady na získanie kópií?
- Je za vyžiadanie kópií poštou pri osobnej návšteve účtovaný poplatok?
- Aké spôsoby platby sú akceptované?
- Môžu byť žiadosti faxom alebo e-mailom?
- Vyžaduje sa úplná citácia (presný názov, dátum atď.), Alebo je možné vyhľadávať?
- Aký je priemerný čas na vybavenie genealogických žiadostí?
Kľúčové sú indexy
S cieľom uľahčiť vyžiadanie genealogických záznamov poštou pomáha najskôr získať prístup k publikovaným indexom. Indexy uľahčujú vyhľadanie vášho priezviska, kontrolu ďalších možných príbuzných žijúcich v oblasti a skúmanie možných variácií pravopisu. Umožňujú vám tiež ľahko vyžiadať konkrétne dokumenty s citáciou zväzku a strany alebo čísla osvedčenia. Mnoho zariadení nemá zdroje na vykonávanie genealogického výskumu, ale väčšina z nich ich poskytuje kópie dokumentov, ak sú poskytnuté s konkrétnymi zdrojovými informáciami získanými prostredníctvom registra.
Mnoho pozemkov, životne dôležitých záznamov, imigračných záznamov a závetov bolo indexovaných a možno ich získať na mikrofilme prostredníctvom miestnych Centrum rodinnej histórie alebo online prostredníctvom FamilySearch. Môžete tiež priamo písať do zariadenia (napríklad do kancelárie) a požadovať kópie indexov pre konkrétne priezvisko alebo časový rámec. Túto službu však nebudú poskytovať všetky archívy.
S dôverou
Pokiaľ nemáte v úmysle poslať iba jednu žiadosť, je užitočné použiť formulár s názvom korešpondenčný denník pomôže vám sledovať informácie, ktoré odošlete, odpovede, ktoré dostanete, a informácie, ktoré ste dostali získané. Pomocou denníka korešpondencie zaznamenajte dátum svojej žiadosti, meno osoby alebo archívy, s ktorými korešpondujete, a požadované informácie. Keď dostanete odpoveď, poznamenajte si dátum a prijaté informácie.
Keď žiadate informácie a dokumenty poštou, majte svoje žiadosti stručné a dôležité. Pokúste sa nepožiadať o viac ako jeden alebo dva záznamy na transakciu, pokiaľ ste sa vopred nekontaktovali s osobou, ktorá spracováva vašu žiadosť. Niektoré zariadenia vyžadujú, aby sa každá individuálna žiadosť vybavila v samostatnej transakcii, zatiaľ čo iné pre vás skopírujú dva desiatky dokumentov. Ak je to potrebné, priložte platbu spolu s listom. Ak platba nie je potrebná, je vždy príjemné poskytnúť dar. Toto gesto oceňujú najmä knižnice, genealogické spoločnosti a cirkvi. Niektoré archívy vám môžu po prijatí vašej pôvodnej žiadosti poslať faktúru na základe skutočného počtu fotokópií požadovaných dokladmi, ktoré ste požadovali. Vo väčšine prípadov budete musieť pred prijatím kópií odoslať platbu.
Tipy na zabezpečenie odpovede
Najlepšie šance na povzbudenie úspešnej odpovede na vaše požiadavky:
- Udržujte svoj list krátky a jednoduchý. Uveďte, aké informácie potrebujete, a uveďte iba základné informácie, ktoré môžu niekomu pomôcť nájsť odpoveď na vašu žiadosť.
- Zahrňte alternatívne názvy, prezývky atď. podľa ktorých možno nájsť akékoľvek záznamy.
- Vždy zahrňte samolepiacu obálku s pečiatkou (SASE)
- V liste uveďte svoje meno a adresu, ako aj SASE
- Priložte k svojmu listu svoju e-mailovú adresu a telefónne číslo. To umožňuje osobe, ktorá vybavuje vašu žiadosť, aby vás v prípade akýchkoľvek otázok rýchlo kontaktovala.
- Buďte zdvorilí a zdvorilí. „Prosím“ a „ďakujem“ prechádza dlhú cestu.
- Korektne prečítajte si svoj list kvôli gramatike a pravopisu. Uistite sa, že je vaša žiadosť ľahko zrozumiteľná a že ste uviedli presné mená, dátumy a miesta.
- Kópiu Vášho listu si uschovajte aspoň dovtedy, kým nedostanete odpoveď, a zapíšte si ju do denníka korešpondencie.
Mnohé z vašich genealogických výskumov môžu byť úspešne vykonané poštou, pokiaľ si budete robiť domácu úlohu, budete zdvorilí a ohľaduplní vo svojej korešpondencii a budete mať prehľad o svojich výsledkoch. Šťastný lov!