Rovnako ako samotný život, písanie môže byť niekedy chaotické, frustrujúce a usilovne. Svoj pracovný život si však môžete trochu uľahčiť editácia s ohľadom na tieto zásady. Je to jednoduché: Či už píšete dvojriadkový e-mail alebo 10-stranový prehľad, predvídajte potreby svojich čitateľov a pamätajte si štyri Cs: Buďte jasné, stručné, ohľaduplné a správne.
Prijmite „váš postoj“.
To znamená pozrieť sa na tému z z pohľadu vašich čitateľov, zdôrazňujúc čo oni chcete alebo potrebujete vedieť.
- Príklad: Požiadal som o zaslanie vašej objednávky ešte dnes.
- Revízia: Objednávku dostanete do stredy.
Zamerajte sa na reálny Predmet.
Nenechajte si kľúčové slovo pochovať tak, že ho zahodíte do frázy po slabom predmete.
- Príklad: Realizácia novej marketingovej kampane sa začne 1. júna.
- Revízia: Nová marketingová kampaň sa začne 1. júna.
Píšte aktívne, nie pasívne.
Kdekoľvek je to vhodné, dajte predmet vopred a urobte ho robiť niečo. Aktívny hlas všeobecne funguje lepšie ako pasívne, pretože je priamejší, stručnejší a ľahšie pochopiteľný. (Ale nie vždy.)
- Príklad: Váš návrh bol skontrolovaný na našom stretnutí 1. apríla a bol okamžite predložený vývojárom.
- Revízia: Váš návrh sme skontrolovali 1. apríla a okamžite sme ho odoslali vývojárom.
Vystrihnite nepotrebné slová a frázy.
Čudné výrazy môžu čitateľov rozptýliť rez neporiadok.
- Príklad: Píšem túto poznámku, pretože sa vám chcem veľmi pekne poďakovať za organizáciu otvoreného domu, ktorý sa konal minulý štvrtok.
- Revízia: Ďakujem vám veľmi pekne za organizovanie otvoreného domu minulý štvrtok.
Nenechajte vynechané kľúčové slová.
Byť jasný rovnako ako stručne, občas potrebujeme pridať slovo alebo dve.
- Príklad: Úložisko je prvým krokom.
- Revízia: Odblokovanie úložného priestoru je prvým krokom.
Nezabudnite na svoje správanie.
Tu je, kde sa nachádzam ohľaduplný prichádza. Ak pri rozhovoroch s kolegami poviete „prosím“ a „ďakujem“, zahrni tieto slová aj do svojich e-mailov.
- Príklad: Pošlite mi správu žargónu skôr, ako pôjdete domov.
- Revízia: Prosím, pošlite mi správu žargónu skôr, ako pôjdete domov.
Vyhnite sa zastaraným výrazom.
Ak sa vám nepáči znejúce upomienkové písmo, drž sa ďalej od slov a fráz, ktoré sú nikdy použité v konverzácii - „pripojené k tomuto dokumentu“, „má vám poradiť“, „podľa vašej žiadosti.“
- Príklad: Týmto sa pre vašu informáciu pripája duplikovaná verzia vyššie uvedenej listiny.
- Revízia: Priložil som kópiu listiny.
Dajte čiapku na módne slová a módne slová.
Trendy výrazy majú tendenciu rýchlo privítať svoje privítanie. Ditto pre firmy žargón. Snažte sa písať ako a človek.
- Príklad: Záverom je, že by sme mali zamestnancom uľahčiť poskytovanie informácií o najlepších postupoch.
- Revízia: Povedzme ľuďom, aby predkladali návrhy.
Rozbaľte modifikátory.
stohovanie znamená hromadenie modifikátory pred podstatné meno; slovný ekvivalent dopravnej zápchy. Dlhé reťazce podstatných mien môžu uložiť slovo alebo dve, ale môžu tiež zmiasť vašich čitateľov.
- Príklad: Vesmírny ďalekohľad širokopásmová planétová kamera s definíciou prístroja tímová pozemná kamera s nabíjacím párom (z Nový vedec, citovaný Matthew Lindsay Stevens v Jemnosti vedeckého štýlu, 2007)
- Revízia: Huh?
Korektúry.
Nakoniec je tu korektnosť: vždy sa ubezpečte skontrolovať svoju prácu, bez ohľadu na to, aký dobrý si myslíte, že ste sa dostali k ostatným Cs.
- Príklad :: Keď sa ponáhľate, je ľahké zanechať slová.
- Revízia: Keď sa ponáhľate, je ľahké vynechať slová.