Usporiadajte svoje digitálne genealogické fotografie a súbory

Ak vo svojom genealogickom výskume používate počítač - a kto nie! - pravdepodobne máte veľkú zbierku digitálnych výskumných súborov. Digitálne fotografie, stiahnuté záznamy zo sčítania alebo závetu, naskenované dokumenty, e-maily... Ak ste však ako ja, skončia rozptýlení v rôznych priečinkoch v počítači, napriek všetkému úsiliu. To môže skutočne skomplikovať záležitosti, keď potrebujete nájsť konkrétnu fotografiu alebo vyhľadať e-mail.

Ako pri každom projekte organizácie, existuje niekoľko rôznych spôsobov, ako usporiadať vaše digitálne genealogické súbory. Začnite tým, že premýšľate o tom, ako pracujete a aké typy súborov zhromažďujete v priebehu vášho genealogického výskumu.

Usporiadanie digitálnych genealogických súborov je jednoduchšie, ak ich najprv usporiadate podľa typu. Strávte nejaký čas prehľadaním počítačových súborov, či neobsahujú niečo súvisiace s rodokmenom.

• Vyhľadajte v priečinku Moje dokumenty (alebo Dokumenty) a podpriečinky textové súbory, fotografie, stiahnuté súbory a ďalšie genealogické dokumenty. Pomocou prieskumníka súborov (napr. Windows Explorer, Finder) vyhľadajte dokumenty pomocou kľúčových slov, ako sú priezviská, typy záznamov atď. K dispozícii je aj množstvo bezplatných nástrojov na vyhľadávanie súborov, ktoré ponúkajú ďalšie funkcie vyhľadávania.
  instagram viewer
• Skontrolujte, či sa v priečinku Moje obrázky alebo v inom priečinku, kde ukladáte svoje fotografie, nenachádzajú digitálne alebo naskenované fotografie alebo dokumenty. Môžete tiež vyhľadávať pomocou bežných prípon súborov obrazových súborov, ako sú .jpg, .png alebo .tiff.
• Otvorte svoj genealogický softvérový program a zistite, kde ukladá súvisiace súbory. Môžu byť v rovnakom priečinku ako váš genealogický softvérový program (často v priečinku Program Files). Môže to zahŕňať váš genealogický softvérový súbor, ako aj všetky správy, ktoré ste vytvorili, alebo fotografie alebo dokumenty, ktoré ste importovali do svojho softvérového programu.
• Ak ste si stiahli nejaké súbory, môžu sa nachádzať v priečinku Stiahnuté súbory alebo podobne pomenovanom priečinku.
• Otvorte e-mailový program a vyhľadajte aj e-maily súvisiace s rodokmeňom. Usporiadanie je často jednoduchšie, ak ich skopírujete a vložíte do dokumentu na spracovanie textu alebo do genealogického softvéru.

Po vyhľadaní súborov digitálnej genealogie máte na výber z niekoľkých možností. Môžete sa rozhodnúť nechať ich na pôvodných miestach a vytvoriť organizačný denník, ktorý bude sledovať súbory, alebo ich môžete skopírovať alebo presunúť na centrálnejšie miesto.

Ak dávate prednosť ponechaniu súborov na svojom pôvodnom umiestnení v počítači alebo ak ste iba superorganizovaný typ, môže ísť o protokol. Toto je jednoduchá metóda údržby, pretože si nemusíte robiť starosti s tým, kde vo vašom počítači skončia veci - stačí si to len poznamenať. Protokol digitálneho súboru pomáha zjednodušiť proces lokalizácie konkrétnej fotografie, digitalizovaného dokumentu alebo iného genealogického súboru.

Na vytvorenie protokolu vašich genealogických súborov použite funkciu tabuľky v textovom alebo textovom programe, ako je Microsoft Excel. Zahrňte stĺpce pre nasledujúce položky:

• názov súboru (vrátane jeho prípony) a dátum
• umiestnenie na vašom počítači
• stručný popis súboru
• mená primárnych fyzických osôb alebo geografických oblastí v súbore
• fyzické umiestnenie originálneho dokumentu alebo fotografie (ak je to použiteľné).

Ak zálohujete svoje digitálne súbory na DVD, jednotku USB alebo iné digitálne médiá, do stĺpca s umiestnením súboru zadajte názov / číslo a fyzické umiestnenie tohto média.

Ak je denník súborov príliš tvrdý na to, aby ste ho udržali, alebo nespĺňa všetky vaše potreby, ďalším spôsobom sledovania súborov digitálnej genealogie je ich fyzická reorganizácia v počítači. Ak ešte žiadny nemáte, vytvorte priečinok s názvom Genealogia alebo Rodinný výskum, ktorý obsahuje všetky vaše genealogické súbory. Mám svoj podpriečinok v priečinku Dokumenty (tiež zálohovaný na môj účet Dropbox). V priečinku Genealogy môžete vytvoriť podpriečinky pre miesta a priezviská, ktoré skúmate. Ak používate konkrétny systém fyzického archivovania, možno budete chcieť vo svojom počítači sledovať rovnakú organizáciu. Ak máte v určitom priečinku veľké množstvo súborov, môžete zvoliť vytvorenie inej úrovne podpriečinkov usporiadaných podľa dátumu alebo typu dokumentu. Napríklad mám priečinok pre svoj výskum OWENS. V tomto priečinku mám podpriečinok pre fotografie a podpriečinky pre každý kraj, v ktorom skúmam túto rodinu. V rámci okresných priečinkov mám podpriečinky pre typy záznamov a tiež hlavný priečinok „Výskum“, v ktorom si uchovávam svoje výskumné poznámky. Priečinok Genealogia na vašom počítači je tiež dobrým miestom na uchovávanie záložnej kópie vášho genealogického softvéru, aj keď by ste mali mať aj ďalšiu záložnú kópiu v režime offline.

Uložením vašich genealogických súborov na jednom centrálnom mieste v počítači uľahčíte rýchle vyhľadávanie dôležitých výskumov. Tiež to zjednodušuje zálohovanie vašich genealogických súborov.

Alternatívou k metóde do-it-yourself je použitie programu určeného na organizovanie počítačových súborov.

Clooz
Organizačný program navrhnutý špeciálne pre genealógov, Clooz Účtuje sa ako „elektronická kartotéka“. Softvér obsahuje šablóny na zadávanie informácií z rôznych programov štandardné genealogické dokumenty, ako sú záznamy zo sčítania, ako aj fotografie, korešpondencia a iné genealogické dokumenty záznamov. Ak chcete, môžete na každú šablónu importovať a priložiť digitálnu kópiu originálnej fotografie alebo dokumentu. Môžu sa generovať správy na zobrazenie všetkých dokumentov obsiahnutých v Clooze pre konkrétneho jednotlivca alebo typ záznamu.

Softvér pre fotoalbumy
Ak sú vaše digitálne fotografie roztrúsené po celom počítači a na kolekcii diskov DVD alebo externých disky, organizátor digitálnych fotografií, ako napríklad Adobe Photoshop Elements alebo Google Photos, môžu prísť na internet záchrana. Tieto programy prehľadávajú váš pevný disk a katalóg všetkých nájdených fotografií. Niektoré majú tiež možnosť katalogizovať fotografie nájdené na iných sieťových počítačoch alebo externých jednotkách. Organizácia týchto obrázkov sa líši od programu k programu, ale väčšina ich usporiada podľa dátumu. Funkcia „kľúčové slovo“ vám umožňuje pridať na vaše fotografie „značky“ - napríklad konkrétne priezvisko, miesto alebo kľúčové slovo - aby ste ich kedykoľvek ľahko našli. Napríklad moje náhrobné fotografie sú označené slovom „cintorín“ plus názov konkrétneho cintorína, umiestnenie cintorína a priezvisko jednotlivca. To mi dáva štyri rôzne spôsoby, ako ľahko nájsť ten istý obrázok.

Jednou z posledných metód organizácie digitálnych súborov je ich importovanie do vášho genealogického softvérového programu. Fotografie a digitalizované dokumenty je možné pridať do mnohých programov rodokmeňa pomocou funkcie zošita. Niektoré môžu byť pripojené aj ako zdroje. E-maily a textové súbory je možné skopírovať a vložiť do poľa pre poznámky pre jednotlivcov, ktorých sa týkajú. Tento systém je pekný, ak máte malý rodokmeň, ale ak máte veľké množstvo dokumentov a fotografií, ktoré sa týkajú viac ako jednej osoby, môže byť trochu ťažkopádny.

Bez ohľadu na to, aký organizačný systém si vyberiete pre svoje genealogické súbory v počítači, trik spočíva v jeho dôslednom používaní. Vyberte systém a držte sa ho a už nikdy nebudete mať problém nájsť dokument. Jeden posledný výhoda digitálnej genealógie - pomáha eliminovať niektoré neporiadky v papieri!